Apresentação

O presente instrumento baseou-se no Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário, instituído pela Portaria CNJ n° 295/2020, observando as peculiaridades e práticas do Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais - TJMG.

A partir da Recomendação CNJ nº 37/2011, da Resolução CNJ nº 749/2013 e da Portaria Conjunta TJMG nº 330/2014, teve início a efetivação da Gestão de Documentos no TJMG.

Especialmente a partir de 2014, houve significativa evolução das regras pertinentes, com o desenvolvimento de farto conjunto de diretrizes e normas, específicas e gerais, no intuito de conferir o adequado tratamento aos documentos e arquivos institucionais, incluída a orientação das unidades quanto à produção, tramitação, organização, guarda, preservação, acesso, transferência e destinação final dos documentos judiciais e administrativos produzidos e/ou recebidos no desempenho de suas atividades, independentemente do suporte.

Aliada ao atendimento da obrigatoriedade da gestão de seus documentos pelo Poder Público, certamente geradora de garantia ao cidadão, do direito fundamental à informação, está a busca permanente do atingimento da eficiência, preceito constitucional norteador da Administração Pública que permeia as relações e ações dos órgãos públicos.

Ainda com o escopo de permitir o acesso pleno e seguro aos documentos, as regras aqui presentes buscam viabilizar atividades específicas que envolvem preservação, pesquisa científica geral e em documentos de valor secundário, bem como pesquisa e divulgação da história do Poder Judiciário Mineiro.

Para além da técnica pura, que obviamente cerca as atividades meio e fim do Tribunal de qualidade e adequação, a Gestão de Documentos se coaduna ao princípio da economicidade, haja vista a intensa e crescente redução de custos e espaço com arquivos.

As técnicas de Gestão de Documentos e seus instrumentos, observados corretamente, inclusive com a prática da eliminação de forma sistemática, aperfeiçoam as atividades das áreas do Tribunal, ensejando organização, agilidade, acesso célere à informação e plena preservação dos documentos de valor histórico.

Esclarece-se que este documento é uma adaptação, pela equipe técnica da Diretoria Executiva de Gestão da Informação Documental - DIRGED, vinculada à Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes - EJEF, do TJMG, do Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário, publicado pelo Conselho Nacional de Justiça - CNJ, por intermédio do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário - Proname, em 2021.

Buscou-se imprimir, neste Manual, os aspectos teóricos e práticos contidos no Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário, contudo, com foco na Justiça Estadual, especialmente a mineira, com remissão aos atos normativos do TJMG.

Esclarece-se, outrossim, que este Manual não contempla as informações contidas no Manual de Gestão de Memória do Poder Judiciário, também publicado pelo CNJ e previsto na Resolução CNJ nº 324/2020. Nesse sentido, esclarece-se que a Gestão da Memória, no âmbito do TJMG, é feita pela Memória do Judiciário Mineiro - MEJUD, instituída pela Resolução TJMG nº 108/1988 e com objetivo e atribuições previstos na Resolução TJMG nº 969/2021.